Les principes de la gestion de la documentation dématérialisée


 Après la dématérialisation des services tels que « Finance », « Comptabilité » et « Achat », c’est aujourd’hui au tour des services RH / CSP RH de se lancer dans la dématérialisation de la gestion de la documentation.

Un exemple concret de la mise en place d’une gestion de la documentation dématérialisée chez Alcan Rio Tinto, appelé Data Management du Système (DMS), est mis à la disposition de ses sociétés clients via son Portail. L’objectif est de gérer l’ensemble des règles RH aussi bien pour les professionnels RH que pour les salariés. 

En plus de l’archivage des documents classés par société client, le DMS du CSP Alcan Rio Tinto possède les processus de publication, le multilinguisme, le cycle de vie des documents, l’affichage des dépôts par vues multiples, la fonctionnalité « Recherche » à la fois par « mot clé » et par « titre complet du document ». Ceci permet de répondre aux besoins des clients en termes d’autonomie et d’efficacité et aussi de donner une totale transparence aux utilisateurs afin de connaître l’état d’avancement de leurs documents en cours d’approbation.

Un Workflow a été mis en place pour l’automatisation du processus. En ce qui concerne les droits d’accès, autres que les rôles classiques définis dans le processus des flux entrants (Lecteur, Auteur, Gestionnaire de contenu, Administrateur), 4 rôles validateurs ont été créés afin de, premièrement, garantir la qualité des documents publiés et, deuxièmement,  d’assurer la cohérence avec le reste du portail. On y trouve le validateur RH 1er niveau, validateur portail 2ème niveau, validateur légal 3ème niveau et validateur qualité 4ème niveau.

Enfin, un point essentiel concernant la fiabilité du document dématérialisé : de nombreux travaux ont été nécessaires qui se sont traduits in fine par la publication d’une norme (NF Z42 – 013). La validation légale du document passe par l’apposition d’une signature électronique et la vérification de cette signature par l’utilisation d’un certificat électronique qualifié.

Bei. X

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