La dématérialisation du dossier RH du salarié : un nouveau levier de transformation de la fonction RH


La dématérialisation des documents RH s’intègre aux grands projets de transformation de la fonction RH et les directions des ressources humaines y voient l’opportunité d’optimiser leurs organisations pour accélérer leur performance opérationnelle.

Si aujourd’hui peu d’entreprises ont mené un projet de dématérialisation RH, y compris du bulletin de paie, ce type de réflexion apparaît dans de nombreuses études comme une piste d’innovation prioritaire à court terme pour les décideurs RH.

Si au travers de la dématérialisation du dossier RH, les Directions des Ressources Humaines vont pouvoir simplifier la circulation de l’information ou  l’activité des gestionnaires et managers RH, réduire les coûts de gestion, fiabiliser l’information, faciliter et sécuriser l’accès à cette information, c’est aussi une partie de l’organisation de la fonction RH et du poste de travail qui va pouvoir évoluer grâce à la dématérialisation RH.

Affranchie des multiples contraintes liées à une « gestion papier » (stockage, localisation géographique, accessibilité, versionning des documents,…), la fonction RH va pouvoir repenser son organisation et ses modes de fonctionnement internes dans une logique de plus grande souplesse et de meilleure efficacité.

La dématérialisation RH devient d’autant plus accessible que le marché propose de plus en plus de prestataires et de solutions applicatives abouties en matière d’exigences fonctionnelles, réglementaires et techniques.

La dématérialisation du dossier du salarié s’inscrit ainsi dans une dynamique d’innovation et répond à une exigence accrue d’optimisation de la performance de la fonction RH.  Nouvelle étape vers le « tout numérique », elle passe nécessairement par une réflexion parallèle et globale sur la non matérialisation.

Si son apport n’est plus à démontrer en revanche un certain nombre de précautions sont à prendre pour mener à bien ce type de projet :

  • Evaluer la nature et le niveau d’impact de la dématérialisation sur les processus métier et les personnels concernés,
  • Définir les besoins fonctionnels clés et les contraintes SI,
  • Sélectionner de manière rigoureuse le(s) prestataire(s) au sein d’un marché « foisonnant » comportant des profondeurs d’offres et un niveau de performance variables,
  • Evaluer objectivement les gains escomptés et les coûts,
  • Elaborer un plan d’accompagnement du changement articulé autour des impacts clés identifiés.

Auteurs : Fanny De Font Reaulx – Consultante, Pierre Michenet  – Senior Consultant, Yves Synold – Directeur, RH – Management

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  1. #1 par Leonie le juin 5, 2012 - 12:00

    La dématérialisation permet de faciliter le partage d’informations, mais quand est-il juridiquement? Comment seront authentifiés les partenaires, les signataires…?

    • #2 par kurtsalmonblog le juin 13, 2012 - 9:16

      Les solutions du marché, garantes de l’intégrité des documents, de la fiabilité des processus et de l’identité des acteurs du dossier RH du salarié, répondent aux exigences juridiques de la dématérialisation. Par la signature électronique, les normes auxquelles ils répondent et les certifications qu’ils possèdent, les prestataires de la dématérialisation le confirment. Chaque action, chaque acteur et chaque flux est tracé dans l’outil et toute altération d’un document est enregistrée. Depuis 2000, les pouvoirs publics vont dans ce sens et apportent des réponses juridiques aux freins à la dématérialisation (articles 1316-1317 du Code Civil). Aujourd’hui au contraire, un dossier dématérialisé n’est-il pas meilleur gage de sécurité juridique et pratique pour l’entreprise ?

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